Zéro dépendance au réseau
La journée entière fonctionne hors-ligne : sous-sol, chantier, salle blindée. Les signatures sont stockées sur l'appareil puis envoyées. Pas de mode dégradé, pas de perte.
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Fonctionnalités
Trois métiers, un seul dossier de session.
Le bureau planifie, le formateur anime, le client inscrit ses participants. Chacun voit ce qui le concerne et travaille dans le même dossier, du premier créneau posé à l'attestation numérotée.
Au bureau
Le planning de tout le monde, sur un écran.
Le calendrier multi-jours porte les sessions et les formateurs, en vue mois ou semaine. Vous voyez immédiatement qui est où, quelles sessions attendent une confirmation et quels jours sont bloqués par un congé.
- Catalogue de cours réutilisable : durée, prix, validité du brevet, points forts.
- Disponibilités et indisponibilités des formateurs, congés compris, avec avertissement en cas de conflit dès la planification.
- Convocations par e-mail aux formateurs et aux clients, avec l'invitation agenda jointe.
- Historique conservé : une session passée reste consultable, avec ses présences et ses attestations.
123- 1Filtres par formateur et vue « sous-traitances », pour isoler une tournée en un clic.
- 2Sessions en attente distinguées visuellement des sessions confirmées.
- 3Congés et indisponibilités hachurés sur les jours concernés, formateur par formateur.
123- 1Liste des participants chargée avant le départ, modifiable sur place.
- 2Présences relevées en séance, signature au doigt horodatée participant par participant.
- 3Compteur de présents visible d'un coup d'œil côté bureau, dès la synchronisation.
Sur le terrain
Le formateur travaille sans réseau, sans y penser.
L'application tablette télécharge la journée à l'avance. Ensuite, tout se passe en local : présences, photos, statuts, messages. La synchronisation se fait seule dès qu'une connexion revient.
- Photos des listes papier transmises au bureau dès le retour du réseau.
- Statuts de journée : arrivée, début, pause, départ, visibles côté administration.
- Messagerie avec le bureau, et code PIN pour verrouiller l'appareil entre deux sessions.
Chez votre client
Votre client inscrit ses participants lui-même.
Vous envoyez un lien à jeton. Le responsable formation de l'entreprise ouvre la page, ajoute ses collaborateurs, corrige un nom mal orthographié. Aucun compte à créer, aucun mot de passe à retenir, aucune liste à vous renvoyer par mail.
- Lien à jeton propre à la session : révocable, verrouillable, clôturé automatiquement au début de la formation.
- La liste arrive telle quelle dans la session : plus de tableur à réimporter ni de noms recopiés.
- Pont vers un site public d'inscription : séances ouvertes au catalogue et paiement en ligne, comme chez Pelican Brussels.
Différenciants
Ce qui vient du terrain de la formation.
Quatre fonctions qu'un outil de planning générique ne couvre pas, parce qu'elles répondent à des contraintes propres à votre métier.
Hors-ligne
Imports en bloc
Les plannings de vos donneurs d'ordre
Un planning partenaire s'importe en bloc au lieu d'être recopié session par session. Les doublons sont ignorés, les replanifications mises à jour et les conflits signalés avant validation.
Rapports
La carte des communes desservies
Vos rapports d'activité montrent où vous avez formé, commune par commune. Utile pour un subside, un appel d'offres ou une assemblée générale.
Indépendants
Plusieurs donneurs d'ordre, un agenda
Vous sous-traitez pour plusieurs organismes ? Toutes leurs dates arrivent dans le même agenda, avec la référence et le client qui vont avec.
Le rapport d'activité, prêt à envoyer.
Sessions, participants, heures, communes, taux de présence. Vous choisissez la période, Formaplan produit les totaux, la carte et les exports tableur qui vont avec.
Vue d'ensemble
Tous les modules, et qui les utilise.
| Module | Bureau | Formateur | Client | Fonctionne hors-ligne |
|---|---|---|---|---|
| Calendrier et sessions | Complet | Ses sessions | Sa session, via lien | Oui, sur tablette |
| Catalogue de cours | Complet | Consultation | Non | Oui, sur tablette |
| Disponibilités et congés | Complet | Non | Non | Non |
| Feuilles de présence signées | Contrôle | Saisie | Non | Oui |
| Photos et pièces jointes | Réception | Envoi | Non | Oui |
| Inscriptions par lien à jeton | Contrôle | Non | Encodage | Non |
| Attestations numérotées | Émission | Sa signature apposée | Reçues du bureau | Non |
| Suivi des recyclages | Complet | Non | Non | Non |
| Rapports et exports | Complet | Non | Non | Non |
| Imports en bloc de plannings | Complet | Non | Non | Non |
| Messagerie bureau et terrain | Complet | Complet | Non | Oui, en file d'attente |